Was ist Proforma Rechnung?
Im Deutschen ist die natürliche Bezeichnung meist Proformarechnung. Sie ist ein vorläufiges Dokument, das ein Verkäufer vor der tatsächlichen Lieferung von Waren oder Dienstleistungen an den Käufer sendet. Sie ist keine endgültige Zahlungsaufforderung, sondern ein Kostenvoranschlag mit erwarteten Kosten, Konditionen und Details der späteren Transaktion.
Anders als eine normale Rechnung ist eine Proformarechnung in den meisten Ländern kein rechtliches Buchhaltungsdokument für Steuerzwecke. Sie wird vor allem verwendet für:
- Die Freigabe des Käufers, bevor die Arbeit beginnt
- Zollabfertigung und internationalen Versand
- Die Anforderung von Anzahlungen
- Detaillierte Angebote für Kunden
Proformarechnung vs. finale Rechnung
| Merkmal | Proformarechnung | Finale Rechnung |
|---|---|---|
| Zweck | Angebot / Kostenvoranschlag | Offizielle Zahlungsaufforderung |
| Rechtlicher Status | Nicht bindend | Rechtlich bindend |
| Für Steuerzwecke | Nein | Ja |
| Zeitpunkt | Vor der Lieferung | Nach der Lieferung |
| Änderbar | Ja | Nein, nicht ohne formelle Korrektur |
Wann brauchen Sie eine Proformarechnung?
- Internationaler Handel und Zollabfertigung
- Anzahlungen von Kunden
- Große oder individuelle Projekte
- Wenn der Kunde vor der Freigabe eine detaillierte Kostenaufstellung wünscht
- Exportsendungen
So erstellen Sie eine Proformarechnung
Eine Proformarechnung zu erstellen ist recht einfach. Sie sollte enthalten:
- Name, Adresse und Kontaktdaten Ihres Unternehmens
- Name und Adresse des Käufers
- Proformarechnungsnummer und Datum
- Gültig-bis-Datum (wichtig!)
- Detaillierte Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
- Menge, Einzelpreis und Gesamtbetrag
- Geschätzte Steuern und Versandkosten
- Zahlungsbedingungen und Währung
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