Eine Rechnung ist eine formelle Zahlungsaufforderung und dokumentiert einen Geschäftsvorgang. So läuft der Prozess üblicherweise von der Erstellung bis zu Zahlung und Aufbewahrung ab. Zeitpunkt und Pflichten richten sich nach Vereinbarung, Branche und Rechtsordnung.
1. Rechnung erstellen
Erstellen Sie sie zum vereinbarten und vorgeschriebenen Zeitpunkt. Im Online-Rechnungsgenerator wählen Sie eine Vorlage, erfassen Verkäufer und Kunde, listen Waren oder Leistungen mit Mengen und Preisen auf, ergänzen gegebenenfalls Rabatt, Versand und Steuer und setzen Fälligkeit und Bedingungen.
Prüfen Sie vor der Ausgabe Rechtseinheit, Nummer, Daten, Währung, Berechnungen und Zahlungsangaben. Anschließend erzeugen Sie ein einheitliches PDF.
2. Rechnung senden
Nutzen Sie einen akzeptierten Kanal: PDF per E-Mail, sicheres Kundenportal oder Zahlungslink, zugelassenes E-Rechnungsnetz oder Ausdruck. Senden Sie an den richtigen Rechnungskontakt, schützen Sie persönliche und finanzielle Daten und bewahren Sie den Versandnachweis auf.
3. Prüfung durch den Kunden
Der Kunde prüft Positionen, Betrag, Steuerangaben, Frist und Zahlungsanweisungen. Die Buchhaltung kann mit Angebot, Vertrag, Bestellung, Liefernachweis oder freigegebenen Zeiten abgleichen. Klare Angaben verhindern Rückfragen und Verzögerungen.
4. Zahlung und Zuordnung
Der Kunde zahlt etwa per Überweisung, Karte, digitaler Wallet, bar oder per Scheck, soweit geeignet. Der Verkäufer ordnet die Zahlung anhand von Nummer, Betrag, Datum und Referenz zu. Erfassen Sie Voll- und Teilzahlungen und bestätigen Sie sie bei Bedarf. Bei Verzug folgen Sie dem vereinbarten Mahnprozess; Zinsen oder Gebühren nur, soweit zulässig.
5. Aufbewahrung und Korrekturen
Speichern Sie die Rechnung mit den Belegen so lange, wie Steuer-, Buchhaltungs-, Vertrags- und Branchenregeln verlangen. Sie unterstützt die Unterlagen, ersetzt aber weder Vertrag noch Liefer- und Zahlungsnachweis oder eine vollständige Buchführung.
Fehler werden nach dem vorgeschriebenen Verfahren berichtigt, etwa durch Korrekturrechnung, Gutschrift, Storno oder Ersatz, nicht durch stilles Ändern des Originals.
Warum der Ablauf wichtig ist
Ein einheitlicher Prozess beschleunigt Zahlungsanforderungen, reduziert Streitfälle, macht Rückstände sichtbar und verbessert Unterlagen sowie Kundenerlebnis.
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Erstellen und laden Sie im Online-Rechnungsgenerator eine professionelle Rechnung herunter, senden Sie sie über den vereinbarten Kanal und verfolgen Sie den Zahlungsstatus in Ihren Unterlagen.