Інвойс — це формальний запит на оплату й документ щодо операції. Строки та вимоги залежать від договору, галузі й юрисдикції.
1. Створення
Виставляйте документ у момент, передбачений договором і правилами. В онлайн-генераторі інвойсів виберіть шаблон, внесіть продавця й клієнта, товари або послуги, кількість і ціни, додайте знижки, доставку й податки та задайте строк. До створення PDF перевірте юридичну особу, номер, дати, валюту, розрахунки й реквізити.
2. Надсилання
Використовуйте погоджений канал: PDF електронною поштою, захищений портал або посилання, схвалену мережу електронного документообігу чи паперову копію. Надішліть правильному контакту, захистіть дані й збережіть підтвердження.
3. Перевірка клієнтом
Клієнт перевіряє позиції, суму, податки, строк та інструкції, за потреби порівнюючи з пропозицією, договором, замовленням, постачанням або годинами. Узгоджені дані зменшують затримки.
4. Оплата та звіряння
Клієнт платить переказом, карткою, цифровим гаманцем, готівкою або чеком, якщо доречно. Продавець зіставляє платіж за номером, сумою, датою й призначенням. Обліковуйте повні й часткові платежі. У разі прострочення дотримуйтеся погодженої процедури й застосовуйте лише дозволені нарахування.
5. Зберігання та виправлення
Зберігайте інвойс і підтвердні документи встановлений строк. Він не замінює договір, підтвердження постачання, оплати та повний бухгалтерський слід. Помилки виправляйте передбаченим способом: коригувальним документом, кредит-нотою, анулюванням або заміною, не змінюючи оригінал непомітно.
Чому процес важливий
Послідовний порядок прискорює оплату, скорочує спори, виявляє прострочення й покращує облік.
Почати
Створіть і завантажте документ в онлайн-генераторі інвойсів, надішліть погодженим способом і зафіксуйте статус.