Faktura jest formalnym żądaniem zapłaty i zapisem transakcji. Terminy i obowiązki zależą od umowy, branży i jurysdykcji.
1. Utworzenie
Wystaw ją w terminie wynikającym z umowy i przepisów. W generatorze faktur online wybierz szablon, wpisz strony, towary lub usługi, ilości i ceny, dodaj rabaty, wysyłkę i podatki oraz termin. Przed wygenerowaniem PDF sprawdź podmiot, numer, daty, walutę, obliczenia i płatność.
2. Wysłanie
Użyj zaakceptowanego kanału: PDF e-mailem, bezpieczny portal lub link, zatwierdzona sieć e-faktur albo papier. Wyślij do właściwego kontaktu, chroń dane i zachowaj dowód wysłania.
3. Weryfikacja
Klient sprawdza pozycje, sumę, podatki, termin i instrukcje, często porównując z ofertą, umową, zamówieniem, dostawą lub godzinami. Spójne dane ograniczają opóźnienia.
4. Płatność i rozliczenie
Klient płaci przelewem, kartą, portfelem cyfrowym, gotówką lub czekiem, jeśli właściwe. Sprzedawca przypisuje wpłatę po numerze, kwocie, dacie i tytule. Rejestruj pełne i częściowe wpłaty. Przy opóźnieniu stosuj uzgodniony proces i tylko dozwolone opłaty.
5. Archiwizacja i korekty
Przechowuj fakturę z dowodami przez wymagany okres. Nie zastępuje ona umowy, dostawy, płatności ani pełnej dokumentacji księgowej. Błędy koryguj zgodnie z prawem fakturą korygującą, notą, anulowaniem lub dokumentem zastępczym — nie zmieniaj po cichu oryginału.
Dlaczego proces jest ważny
Spójny obieg przyspiesza płatności, ogranicza spory, ujawnia zaległości i poprawia ewidencję.
Zacznij
Utwórz i pobierz dokument w generatorze faktur online, wyślij uzgodnionym kanałem i zapisz status.