Fatura resmi bir ödeme talebi ve işlem kaydıdır. Zamanlama ve şartlar sözleşmeye, sektöre ve yargı bölgesine bağlıdır.
1. Oluşturma
Sözleşme ve kuralların istediği zamanda düzenleyin. Çevrimiçi fatura oluşturucuda şablon seçin; satıcı, müşteri, mal veya hizmet, miktar ve fiyatları girin; indirim, kargo, vergi ve vade ekleyin. PDF’den önce tüzel kişiyi, numarayı, tarihleri, para birimini, hesapları ve ödeme bilgilerini doğrulayın.
2. Gönderme
Kabul edilen kanalı kullanın: e-posta PDF’i, güvenli portal veya bağlantı, onaylı e-fatura ağı ya da basılı kopya. Doğru kişiye gönderin, verileri koruyun ve gönderim kanıtını saklayın.
3. Müşteri incelemesi
Müşteri kalemleri, toplamı, vergiyi, vadeyi ve talimatları; gerekirse teklif, sözleşme, sipariş, teslimat veya onaylı saatlerle karşılaştırır. Tutarlı bilgiler gecikmeyi azaltır.
4. Ödeme ve mutabakat
Müşteri uygun şekilde havale, kart, dijital cüzdan, nakit veya çekle öder. Satıcı numara, tutar, tarih ve referansla ödemeyi eşleştirir. Tam ve kısmi ödemeleri kaydedin. Gecikmede kararlaştırılan süreci izleyin ve yalnız izin verilen ücretleri uygulayın.
5. Saklama ve düzeltme
Fatura ve kanıtları gerekli süre saklayın. Fatura; sözleşme, teslimat, ödeme veya eksiksiz muhasebe kaydının yerini tutmaz. Hataları geçerli yönteme göre düzeltme faturası, alacak dekontu, iptal veya yenilemeyle giderin; aslı sessizce değiştirmeyin.
Süreç neden önemlidir?
Tutarlı akış ödemeyi hızlandırır, uyuşmazlığı azaltır, gecikmeleri gösterir ve kayıtları iyileştirir.
Başlayın
Çevrimiçi fatura oluşturucuda belgeyi oluşturup indirin, kararlaştırılan kanaldan gönderin ve durumunu kaydedin.